道具より、受付の設計から
新しいシステムを入れる前に、いまの窓口と返信の型を整えます。多くの店舗では、それだけで手数が減ります。
CALM SERVICE SYSTEM
AI が下書きを作り、人が確認してから反映します
AI は下書きまで
速さのために確認を省くことはしません。人が読んでから出す手順を崩さない範囲で、AI を使います。
受ける数を増やしません
同時に進める件数に上限を置いています。担当が変わらないこと、書いた基準を守れることを優先しています。
1件の進み方
受付
フォーム・メール・チャットから、いつでも
整理
AI が分類し、下書きを作る
AIが下書き人が確認
事実と言い回しを担当者が直す
人が確認反映
返信・サイト・FAQ へ
ブランドの入口
2つの入口があります
Care Studios
予約・問い合わせ・FAQ・サイト更新を引き受ける外部 Web 部門。受付は無制限、同時に進める件数はプラン制です。
料金と進め方を見る →Trust
どこまで AI が触れ、どこから人が確認するか。標準でしないことと対象外の業種を書いています。
Trustを見る →解決すること
忙しい日ほど、後回しになるもの
返信が遅れて、予約の機会が消える
AI が下書きを用意し、人が確認して返します。低リスクの FAQ だけ部分的に自動返信します。
同じ質問に、何度も答えている
返した内容を FAQ に足し、次から短く済むようにします。
Web の更新が、後回しになる
受付は無制限。同時に進める件数はプラン制で、順に片づきます。
信頼
線引きを、先に書いています
重要な内容は人が確認
料金・施術・予約枠に関わる文言は担当者が確認します。
自動返信は低リスクだけ
答えが変わらない質問に限って部分的に自動で返します。
しないことを先に書く
標準でしないことと対象外の業種を契約前に開示します。
効果効能は書かない
医療的な効果を断定する表現は原稿の段階で外します。
進め方
相談から、毎月の見直しまで
- 1
無料相談
いまの受付と困りごとを共有します。
- 2
受付の設計
窓口・返信の型・FAQ の初期版を決めます。
- 3
運用開始
受付・下書き・確認・反映を回します。
- 4
毎月の見直し
FAQ と文言を更新し、次の月を軽くします。